Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która od 1 lutego 2026 roku będzie obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Wymusi ona przesyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem tego systemu. Wiele osób zastanawia się, jak to będzie działać w praktyce, szczególnie jeśli chodzi o takie aspekty jak podpisywanie dokumentów, zarządzanie różnymi systemami ERP, czy przesyłanie załączników. Przygotujmy się krok po kroku, zaczynając od zera.
KSeF został wprowadzony, aby zcentralizować proces fakturowania i usprawnić kontrolę nad obiegiem faktur w Polsce. Jest to obowiązek nałożony na przedsiębiorców, aby każdy dokument faktury VAT, zanim trafi do kontrahenta, został zarejestrowany w systemie KSeF. Oznacza to, że faktura nie będzie uznana za dostarczoną, dopóki nie zostanie przetworzona przez ten system.
Zacznijmy od tego, że KSeF ma dwa tryby: testowy i produkcyjny. Tryb testowy jest dostępny dla firm, które chcą zapoznać się z systemem przed jego oficjalnym wdrożeniem. W trybie testowym możliwe jest testowanie różnych scenariuszy, np. przesyłania faktur, korekt czy sprawdzania integracji z systemami ERP.
Wersja produkcyjna natomiast będzie obsługiwała wszystkie faktury VAT, które muszą zostać przesłane przez KSeF, by mogły być uznane za prawidłowe.
Istnieje kilka sposobów na autoryzację dokumentów w systemie KSeF. Wbrew temu, co niektórzy myślą, nie jest wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny (chociaż można go stosować). Najprostszym sposobem jest token KSeF, który uzyskujemy podczas rejestracji na platformie. Ten token jest swego rodzaju przepustką do automatycznej wymiany faktur między systemem ERP a KSeF. Wystarczy go raz wygenerować i skonfigurować w systemie ERP, by faktury mogły być automatycznie przesyłane bez konieczności każdorazowego ich podpisywania.
Firmy, które korzystają z bardziej zaawansowanych środków, mogą stosować także certyfikaty kwalifikowane lub pieczęcie elektroniczne, ale nie są one obligatoryjne.
Do KSeF przesyłane będą:
Faktura zostaje uznana za dostarczoną w momencie, gdy zostanie zarejestrowana w KSeF. To ważny punkt – nie wystarczy, że wyślesz fakturę do kontrahenta; musi ona najpierw przejść przez system KSeF.
Nie wszystkie dokumenty muszą być przesyłane przez KSeF. Wyłączenia obejmują:
KSeF nie obsługuje załączników do faktur. Oznacza to, że jeśli faktura wymaga dołączenia dodatkowych dokumentów (specyfikacji, umów, zdjęć), trzeba przesłać je inną drogą – zazwyczaj mailowo. Może to być dodatkowy problem logistyczny, zwłaszcza jeśli dokumenty są istotnym elementem umowy z kontrahentem.
Wielu przedsiębiorców korzysta z różnych systemów ERP do zarządzania sprzedażą, księgowością i innymi procesami biznesowymi. Na przykład firma może używać systemu sprzedażowego Streamsoft do fakturowania, a jednocześnie prowadzić księgowość w Symfonii. Taka sytuacja rodzi wyzwania związane z koniecznością integracji tych systemów w kontekście korzystania z KSeF, ponieważ dane muszą być przesyłane i synchronizowane w sposób zgodny z wymaganiami tego systemu.
Najczęściej stosowanym rozwiązaniem w takich sytuacjach jest wykorzystanie middleware, czyli oprogramowania pośredniczącego, które łączy różne systemy ERP i umożliwia centralizację procesu fakturowania. Middleware działa jako „tłumacz” pomiędzy różnymi systemami, zapewniając, że dane są przekazywane we właściwy sposób do KSeF, niezależnie od tego, z którego systemu ERP pochodzą.
Middleware zbiera dane z różnych systemów ERP, takich jak Streamsoft czy Symfonia, i automatycznie przesyła je do KSeF, eliminując potrzebę ręcznego przenoszenia faktur pomiędzy systemami. To narzędzie umożliwia także centralizację faktur w jednym miejscu, co pozwala na łatwiejsze zarządzanie oraz monitorowanie przesyłanych dokumentów. Middleware może również obsługiwać komunikację dwustronną, co oznacza, że nie tylko przesyła faktury do KSeF, ale także pobiera informacje o ich statusie, np. potwierdzenia odbioru czy zwrotki. Ważne jest, aby wystarczająco wcześnie wybrać jedno narzędzie middleware, które będzie odpowiedzialne za komunikację z KSeF. Systemy sprzedażowe mogą wysyłać faktury bezpośrednio do middleware, które następnie przesyła je do KSeF, zapewniając, że wszystkie faktury znajdą się również w systemie księgowym. Na przykład, jeśli firma korzysta z Symfonii do księgowości, a Streamsoft do sprzedaży, middleware zapewnia płynny przepływ faktur pomiędzy tymi systemami a KSeF.
Brak spójnej integracji między systemami ERP może prowadzić do błędów w ewidencji sprzedaży i księgowości, co z kolei może skutkować problemami w rozliczeniach z urzędem skarbowym. Korzystanie z middleware pozwala na automatyzację i centralizację procesu fakturowania, co nie tylko eliminuje ryzyko błędów, ale także usprawnia pracę całego zespołu księgowego i sprzedażowego.
Firma X korzysta z Streamsoft do obsługi sprzedaży i Symfonii do księgowości. Każda faktura sprzedażowa musi zostać wysłana do KSeF, ale firma chce również, aby faktury były widoczne w Symfonii. Dzięki wykorzystaniu middleware, każda faktura automatycznie trafia do KSeF, a jednocześnie zostaje zarejestrowana w systemie księgowym Symfonii bez potrzeby ręcznego przenoszenia danych. Dodatkowo middleware może również pobierać informacje o statusie faktur w KSeF, np. potwierdzenia odbioru przez nabywcę.
KSeF to złożony system, który wymaga dokładnego zrozumienia i odpowiedniego przygotowania. Choć z jednej strony jesteśmy przekonywani, że ułatwi automatyzację obiegu dokumentów, to wiąże się również z nowymi wyzwaniami, szczególnie dla firm korzystających z różnych systemów ERP. Przygotowanie do wdrożenia KSeF powinno obejmować nie tylko testy systemowe, ale również analizę procesów biznesowych oraz odpowiednie szkolenie pracowników.
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą uniknąć wielu problemów związanych z nowymi obowiązkami i płynnie przejść do nowej rzeczywistości e-fakturowania w Polsce.
JMJ Sp. z o.o.
ul. Śliwkowa 1
78-100 Niekanin
k. Kołobrzegu
NIP: 6711857608
KRS: 0001056495
+48 506 377 937