Praktyczne aspekty delegowania pracowników – wynagrodzenie, urlop i inne świadczenia

Delegowanie pracowników do innych krajów Unii Europejskiej staje się coraz bardziej popularne, zwłaszcza w sektorach takich jak budownictwo i IT. Przepisy regulujące delegowanie pracowników uległy zmianom, a pracodawcy muszą spełniać nowe wymogi, aby zagwarantować pracownikom odpowiednie warunki pracy. Oto kluczowe kwestie, na które warto zwrócić uwagę:

1. Informacje dla pracownika

Przed wyjazdem pracownika do pracy za granicę na okres przekraczający cztery tygodnie, pracodawca musi przekazać mu szczegółowe informacje, w tym:

• Kraj, do którego pracownik jest delegowany,
• Przewidywany czas trwania pracy,
• Wynagrodzenie (oraz waluta, w jakiej będzie wypłacane),
• Dodatki oraz zwrot kosztów podróży i zakwaterowania.

Brak spełnienia tych obowiązków może skutkować karami sięgającymi do 30 000 zł (źródło: Deloitte, ATL Law).

2. Krótkoterminowe i długoterminowe delegowanie

Przepisy przewidują dwa typy delegowania:

• Krótkoterminowe – do 12 miesięcy, z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy,
• Długoterminowe – powyżej 12 miesięcy, gdzie obowiązki pracodawcy stają się bardziej restrykcyjne.

W przypadku długoterminowego delegowania, pracodawca ma dodatkowe obowiązki, jak np. przestrzeganie przepisów BHP kraju przyjmującego i minimalnych okresów odpoczynku.

3. Zmiany w ochronie pracowników

Od sierpnia 2022 roku wprowadzono dodatkową ochronę dla rodziców dzieci do 8. roku życia. Tacy pracownicy nie mogą być delegowani bez ich zgody ani zmuszani do pracy w godzinach nadliczbowych (źródło: ATL Law). Zmiany te mają na celu lepszą ochronę równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

4. Warunki zatrudnienia

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom delegowanym warunki zgodne z przepisami państwa przyjmującego. Obejmuje to:

• Wynagrodzenie zgodne z minimalnymi stawkami obowiązującymi w danym kraju,
• Czas pracy i urlopy zgodne z lokalnymi przepisami,
• Równe traktowanie pracowników w odniesieniu do krajowych przepisów o zatrudnieniu.

5. Wynagrodzenie i dodatki

Pracownik delegowany musi otrzymywać wynagrodzenie co najmniej zgodne z przepisami kraju, do którego został wysłany. Oznacza to, że wynagrodzenie musi obejmować premie, dodatki za nadgodziny, a także inne składniki wynagrodzenia wymagane przez prawo.

Pracodawca powinien jasno określić, w jakiej walucie będzie wypłacane wynagrodzenie – często jest to waluta kraju delegowania, jednak musi to być ustalone z pracownikiem przed jego wyjazdem.

6. Koszty delegowania

Pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty związane z delegowaniem, w tym:

• Koszty podróży i zakwaterowania,
• Dodatki za delegowanie – które mogą obejmować zwrot zwiększonych kosztów życia w kraju przyjmującym.

7. Ubezpieczenia i podatki

Pracownik delegowany pozostaje objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych, pod warunkiem uzyskania zaświadczenia A1. W przypadku podatków, ich opodatkowanie zależy od umów o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a krajem przyjmującym. W wielu przypadkach, jeśli pracownik przebywa za granicą ponad 183 dni, jego dochody mogą być opodatkowane w kraju, w którym wykonuje pracę.