Identyfikacja podmiotów powiązanych to podstawowy, a zarazem niezwykle istotny krok w procesie rozliczeń podatkowych. Wynika to z faktu, iż transakcje z podmiotami powiązanymi mogą podlegać szczególnym obowiązkom w zakresie cen transferowych (np. obowiązek sporządzania dokumentacji TP, złożenia informacji TPR oraz oświadczenia o cenach transferowych). Poniżej wyjaśniamy, kogo dotyczą te obowiązki, kto i kiedy może skorzystać ze zwolnień oraz jak prawidłowo zidentyfikować rodzaje powiązań.
1. Definicja podmiotów powiązanych – aktualne przepisy
Zgodnie z art. 11a ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (UPDOP) oraz analogicznymi przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (UPDOF), za podmioty powiązane uznaje się w szczególności:
- Podmioty, z których jeden wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot.
- Podmioty, na które wywiera znaczący wpływ ten sam inny podmiot (lub małżonek, krewny lub powinowaty do drugiego stopnia osoby fizycznej wywierającej znaczący wpływ).
- Spółkę niebędącą osobą prawną (np. jawną, komandytową, komandytowo-akcyjną) i jej wspólnika (komplementariusza).
- Podatnika i jego zagraniczny zakład (w tym przypadku – przy podatkowej grupie kapitałowej – spółkę kapitałową i jej zagraniczny zakład).
Co oznacza „znaczący wpływ”?
Za „znaczący wpływ” uważa się najczęściej:
- posiadanie, bezpośrednio lub pośrednio, co najmniej 25% udziałów w kapitale, praw głosu, udziału w zyskach lub majątku (w tym ekspektatyw i certyfikatów inwestycyjnych),
- faktyczną zdolność osoby fizycznej do wpływania na podejmowanie kluczowych decyzji gospodarczych w spółce (np. poprzez bycie członkiem zarządu, rady nadzorczej albo posiadanie realnej kontroli bez formalnego pełnienia funkcji),
- pozostawanie w związku małżeńskim lub pokrewieństwo/powinowactwo do drugiego stopnia z osobą fizyczną, która ma wpływ na inny podmiot.
2. Rodzaje powiązań (kapitałowe, osobowe, kapitałowo-osobowe)
2.1. Powiązania kapitałowe
Najczęściej występujący rodzaj powiązań między firmami. Mogą mieć charakter:
- Bezpośredni – gdy jeden podmiot posiada co najmniej 25% udziałów w kapitale zakładowym drugiego podmiotu.
- Pośredni – gdy udział (prawa głosu, udziały w zyskach lub majątku) w danym podmiocie jest realizowany za pośrednictwem jednego lub większej liczby innych podmiotów.
Przykład:
- Spółka A posiada 100% udziałów w Spółce B, a Spółka B posiada 50% udziałów w Spółce C.
- A i B są powiązane kapitałowo bezpośrednio,
- B i C są powiązane kapitałowo bezpośrednio,
- A i C są powiązane kapitałowo pośrednio.
2.2. Powiązania osobowe
Drugi istotny rodzaj powiązań, który obejmuje zarówno:
- Powiązania funkcyjne (zarządczo-kontrolne): występują, gdy ta sama osoba fizyczna pełni funkcje w organach zarządczych, kontrolnych lub nadzorczych w dwóch (lub więcej) podmiotach.
- Przykład: Pan Kowalski jest Członkiem Zarządu w spółce A i Prezesem Zarządu w spółce B. Podmioty A i B są powiązane osobowo.
- Powiązania rodzinne: występują, gdy osoby sprawujące funkcje zarządczo-kontrolne w dwóch firmach są ze sobą w małżeństwie, bądź łączy je pokrewieństwo lub powinowactwo do drugiego stopnia.
- Przykład: Pan Kowalski jest Członkiem Zarządu w spółce A, a Pani Kowalska (żona Pana Kowalskiego) – w spółce B. Podmioty A i B są powiązane osobowo z uwagi na więzi rodzinne.
2.3. Powiązania kapitałowo-osobowe
Sytuacja, w której np. ta sama osoba fizyczna:
- posiada co najmniej 25% udziałów w jednym podmiocie,
- a jednocześnie pełni funkcje zarządczo-kontrolne w drugim.
Przykład:
Pan Kowalski pełni funkcję Członka Zarządu w Spółce A oraz posiada 50% udziałów w Spółce B. To oznacza, że Spółka A i Spółka B są powiązane kapitałowo-osobowo poprzez osobę Pana Kowalskiego.
3. Kto musi sporządzać dokumentację cen transferowych?
Dokumentację cen transferowych (tzw. Local File) sporządzają co do zasady podmioty, które realizują z podmiotami powiązanymi transakcje kontrolowane przekraczające określone ustawowo progi wartościowe. Dla większości transakcji próg dokumentacyjny wynosi obecnie 2 mln zł (choć w zależności od rodzaju transakcji, przepisy przewidują różne progi, np. 100 tys. zł dla transakcji z tzw. „rajem podatkowym” czy 10 mln zł w przypadku niektórych transakcji towarowych).
Ponadto, jeśli podmiot przekracza wymagane progi przychodów/ kosztów (obecnie 200 mln zł w poprzednim roku podatkowym), może być zobowiązany do sporządzenia również dokumentacji grupowej (Master File).
Kluczowe obowiązki w zakresie cen transferowych to:
- Sporządzenie Local File (dokumentacji lokalnej) – do końca 10. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (z pewnymi wyjątkami).
- Złożenie informacji o cenach transferowych TPR (TPR-C przy CIT, TPR-P przy PIT) – do końca 11. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.
- Złożenie oświadczenia o sporządzeniu dokumentacji cen transferowych i rynkowości stosowanych cen – również do końca 11. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.
4. Kto i kiedy jest zwolniony z obowiązku dokumentacyjnego?
Przepisy przewidują kilka zwolnień oraz uproszczeń, m.in.:
- Transakcje poniżej progów dokumentacyjnych – jeżeli wartość transakcji z podmiotem powiązanym w roku podatkowym nie przekracza określonego progu (w zależności od rodzaju transakcji), wówczas nie ma obowiązku sporządzania dokumentacji lokalnej.
- Transakcje krajowe – są objęte obowiązkiem dokumentacyjnym tylko wówczas, gdy:
- co najmniej jeden z podmiotów poniósł stratę podatkową ze źródła przychodów innego niż zyski kapitałowe, albo
- co najmniej jeden z podmiotów korzysta ze zwolnień CIT/PIT lub strefowych (np. SSE, PSI).
Jeżeli oba podmioty rozliczają się w Polsce i nie występuje u żadnego z nich ww. strata lub zwolnienie, to transakcja krajowa może być zwolniona z obowiązku dokumentacyjnego, niezależnie od jej wartości.
- Czynności pomocnicze – w niektórych przypadkach transakcje o charakterze rutynowym i niskiej wartości mogą nie podlegać raportowaniu. Jednak zawsze trzeba dokładnie zweryfikować przesłanki ustawowe.
- Zwolnienie z obowiązku sporządzenia Master File – np. gdy grupa kapitałowa (mimo przekroczenia odpowiedniego progu przychodów i kosztów) już nie istnieje lub gdy dany podatnik jest w stanie przedstawić Master File przygotowany w grupie przez podmiot nadrzędny (pod pewnymi warunkami).
5. Dlaczego prawidłowa identyfikacja powiązań jest tak ważna?
- Uniknięcie sankcji – nieprawidłowe określenie, czy dane podmioty są powiązane, może prowadzić do braku dokumentacji dla transakcji, które w rzeczywistości tego wymagają. Może to skutkować karami podatkowymi i sankcjami z Kodeksu karnego skarbowego.
- Poprawne rozliczenia – ustalenie, że transakcja wystąpiła pomiędzy podmiotami powiązanymi, wymaga dodatkowej analizy (ustalenia rynkowej ceny/warunków, sporządzenia dokumentacji).
- Bezpieczeństwo i transparentność – prawidłowa weryfikacja powiązań podnosi poziom zgodności z przepisami i ogranicza ryzyko podatkowe.
6. Podsumowanie
- Kim są podmioty powiązane? To takie podmioty, między którymi istnieją powiązania kapitałowe, osobowe lub kapitałowo-osobowe. Ustawa definiuje je szeroko, m.in. przez posiadanie min. 25% udziałów/ praw głosu, faktyczną zdolność wpływania na decyzje drugiego podmiotu lub powiązania rodzinne (do II stopnia).
- Kto musi sporządzać dokumentację cen transferowych? Obowiązek dotyczy podmiotów realizujących transakcje z podmiotami powiązanymi, których wartość przekracza ustawowe progi. Dodatkowo należy wypełnić formularz TPR i złożyć oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji.
- Kto jest zwolniony? M.in. podmioty realizujące krajowe transakcje z podmiotami powiązanymi, w których nie występuje strata podatkowa ani zwolnienia, a także ci, którzy nie przekroczyli ustawowych progów wartości transakcji lub innych warunków zwalniających.
Przepisy dotyczące cen transferowych zmieniają się dynamicznie, dlatego zawsze warto na bieżąco śledzić nowelizacje, interpretacje podatkowe i oficjalne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów. Prawidłowa identyfikacja powiązań – choć bywa wymagająca – jest kluczowa dla rzetelnego zarządzania ryzykiem podatkowym i finansowym w firmie.
