Od 2026 roku ewidencja przychodów i wykaz środków trwałych tylko elektronicznie

Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem będą musieli przygotować się na duże zmiany w sposobie prowadzenia dokumentacji podatkowej. W życie wejdą nowe przepisy, które zobowiążą do prowadzenia ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wyłącznie w formie elektronicznej.

Skąd te zmiany i czego dokładnie dotyczą?

Nowy obowiązek: ewidencja przychodów tylko elektronicznie

Zmiany wynikają z nowelizacji ustawy o ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych oraz z nowego projektu rozporządzenia Ministra Finansów. Najważniejszym założeniem jest całkowite przejście na elektroniczną formę ewidencjonowania danych przy użyciu programów komputerowych.

Tylko nieliczne grupy podatników, wskazane w przepisach wykonawczych, będą mogły zostać zwolnione z tego obowiązku.

Co ważne, elektroniczną ewidencję trzeba będzie także przesyłać do urzędu skarbowego.

Co jeszcze się zmieni?

Nowe przepisy przewidują kilka dodatkowych modyfikacji w zakresie prowadzenia dokumentacji:

• Rezygnacja z dziennych zestawień sprzedaży
  Podatnicy będą zobowiązani do wprowadzania danych z każdej faktury osobno. Nie będzie już możliwości tworzenia zbiorczych zestawień na potrzeby ewidencji.

• Brak możliwości korzystania z ewidencji sprzedaży VAT
  Ewidencjonowanie przychodów wyłącznie na podstawie rejestru VAT nie będzie już dozwolone.

• Rozszerzenie danych w wykazie środków trwałych
  Nowy wykaz będzie musiał zawierać więcej informacji, takich jak:

  • data wytworzenia środka trwałego,

  • numer faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF),

  • numer dokumentu zakupu lub wytworzenia,

  • rodzaj dokumentu potwierdzającego nabycie lub wykreślenie środka trwałego.

• Nowe kolumny w ewidencji przychodów
  Formularz ewidencji zostanie rozbudowany o nowe pola, m.in. na numer faktury z KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta.

• Zmiana w sposobie obliczania ryczałtu
  Nie będzie już obowiązku wykazywania w ewidencji przychodów kwot odliczeń od przychodów przy obliczaniu miesięcznego ryczałtu.

Cel zmian

Głównym powodem wprowadzanych modyfikacji jest zwiększenie przejrzystości danych oraz lepsze dopasowanie systemu do obowiązujących struktur JPK EWP. Nowe zasady mają umożliwić organom podatkowym łatwiejszy dostęp do szczegółowych danych źródłowych.

Co warto zrobić już teraz?

Chociaż nowe przepisy wejdą w życie dopiero w 2026 roku, przygotowania warto rozpocząć wcześniej. W szczególności:

• sprawdzić, czy obecnie używany program księgowy pozwoli na spełnienie nowych wymagań,

• przygotować się na obowiązek przesyłania ewidencji do urzędu skarbowego,

• zacząć gromadzić dodatkowe dane wymagane do nowego wykazu środków trwałych.

Pełne dostosowanie się do nadchodzących zmian pozwoli uniknąć nerwowej atmosfery pod koniec 2025 roku, kiedy przepisy zaczną obowiązywać.

Najważniejsze zmiany od 2026 roku – szybkie porównanie