W postępowaniach opartych na zasadzie konkurencyjności jednym z kluczowych elementów procesu wyboru wykonawcy są kryteria oceny ofert. Odpowiednie ustalenie kryteriów wpływa nie tylko na jakość realizowanego zamówienia, ale także na przejrzystość całego postępowania.
Kryteria oceny ofert to zestaw wytycznych, które zamawiający wykorzystuje do obiektywnego wyboru najkorzystniejszej oferty. Odpowiednie sformułowanie kryteriów ma kluczowe znaczenie dla zachowania zasad konkurencyjności i przejrzystości procesu. W praktyce najczęściej stosowane są kryteria związane z:
Jakość powinna być precyzyjnie opisana na etapie przygotowania dokumentacji, poprzez sformułowanie wymagań minimalnych i maksymalnych dla przedmiotu zamówienia. W ten sposób wszyscy wykonawcy oferują produkty lub usługi spełniające te same techniczne parametry, co pozwala na porównywanie ofert pod względem obiektywnych wskaźników, takich jak cena czy termin realizacji.
Zamawiający nie powinien traktować jakości jako kryterium oceny ofert, ponieważ ocena takich elementów, jak dodatkowe funkcjonalności czy różnice w materiałach, może być subiektywna i trudna do skwantyfikowania. Dlatego najważniejsze aspekty jakościowe muszą być określone w specyfikacji technicznej przedmiotu zamówienia, aby uniknąć niejasności.
Każde kryterium powinno mieć przypisaną wagę procentową, która odzwierciedla jego znaczenie w kontekście danego zamówienia. Dla przykładu, cena może stanowić 60% oceny, termin realizacji 30%, a serwis i gwarancja 10%. Ważne jest, aby kryteria były jasno określone i odpowiednio wyważone, tak aby proces wyboru był sprawiedliwy i zrozumiały dla wszystkich wykonawców.
Ocena ofert w każdym kryterium polega na porównaniu z najlepszą ofertą w danym zakresie i przypisaniu punktów proporcjonalnie do przypisanej wagi.
Załóżmy, że mamy trzy oferty oceniane na podstawie ceny (60%), terminu realizacji (30%) oraz gwarancji (10%). Wyniki dla poszczególnych ofert mogą wyglądać następująco:
Kryterium | Waga (%) | Oferta 1 (100 000 PLN, 35 dni, 6 lat) | Oferta 2 (110 000 PLN, 30 dni, 7 lat) | Oferta 3 (105 000 PLN, 40 dni, 5 lat) |
Cena | 60% | 60,0 pkt (100%) | 54,6 pkt (91%) | 57,1 pkt (95%) |
Termin realizacji | 30% | 27 pkt (90%) | 30 pkt (100%) | 22,5 pkt (75%) |
Gwarancja | 10% | 8,5 pkt (85%) | 10 pkt (100%) | 7,1 pkt (71%) |
Suma | 100% | 95,5 pkt | 94,6 pkt | 86,7 pkt |
Aby kryteria były przejrzyste i zgodne z zasadą konkurencyjności, warto stosować się do kilku dobrych praktyk:
Podsumowanie
Odpowiednie sformułowanie kryteriów oceny ofert w zapytaniach ofertowych to fundament dla przejrzystego i uczciwego postępowania. Równowaga między ceną, terminem realizacji oraz innymi kryteriami gwarantuje, że zamawiający wybierze ofertę najbardziej korzystną nie tylko pod względem finansowym, ale także jakościowym, bez ryzyka subiektywności. Skoncentrowanie się na mierzalnych i obiektywnych wskaźnikach minimalizuje ryzyko protestów oraz pozwala na sprawiedliwe porównanie ofert.
JMJ Sp. z o.o.
ul. Śliwkowa 1
78-100 Niekanin
k. Kołobrzegu
NIP: 6711857608
KRS: 0001056495
+48 506 377 937