• Śliwkowa 1, 78-100 Niekanin
  • sekretariat@jmj.kol.pl
  • +48 506 377 937

Kryteria wyboru w zapytaniach ofertowych – na co zwrócić uwagę?

W postępowaniach opartych na zasadzie konkurencyjności jednym z kluczowych elementów procesu wyboru wykonawcy są kryteria oceny ofert. Odpowiednie ustalenie kryteriów wpływa nie tylko na jakość realizowanego zamówienia, ale także na przejrzystość całego postępowania.

  1. Kryteria oceny ofert – kluczowy element postępowania

Kryteria oceny ofert to zestaw wytycznych, które zamawiający wykorzystuje do obiektywnego wyboru najkorzystniejszej oferty. Odpowiednie sformułowanie kryteriów ma kluczowe znaczenie dla zachowania zasad konkurencyjności i przejrzystości procesu. W praktyce najczęściej stosowane są kryteria związane z:

  • Ceną – Kryterium, które często dominuje, ale nie zawsze jest najważniejsze.
  • Termin realizacji – Szybkość wykonania zamówienia może być kluczowa w niektórych przypadkach.
  • Gwarancją i serwisem posprzedażowym – Długość gwarancji lub warunki serwisowe mogą być istotnym elementem, szczególnie przy zamówieniach technicznych.
  1. Jakość – opisana w specyfikacji technicznej, a nie jako kryterium oceny

Jakość powinna być precyzyjnie opisana na etapie przygotowania dokumentacji, poprzez sformułowanie wymagań minimalnych i maksymalnych dla przedmiotu zamówienia. W ten sposób wszyscy wykonawcy oferują produkty lub usługi spełniające te same techniczne parametry, co pozwala na porównywanie ofert pod względem obiektywnych wskaźników, takich jak cena czy termin realizacji.

Zamawiający nie powinien traktować jakości jako kryterium oceny ofert, ponieważ ocena takich elementów, jak dodatkowe funkcjonalności czy różnice w materiałach, może być subiektywna i trudna do skwantyfikowania. Dlatego najważniejsze aspekty jakościowe muszą być określone w specyfikacji technicznej przedmiotu zamówienia, aby uniknąć niejasności.

  1. Ustalanie wag dla kryteriów

Każde kryterium powinno mieć przypisaną wagę procentową, która odzwierciedla jego znaczenie w kontekście danego zamówienia. Dla przykładu, cena może stanowić 60% oceny, termin realizacji 30%, a serwis i gwarancja 10%. Ważne jest, aby kryteria były jasno określone i odpowiednio wyważone, tak aby proces wyboru był sprawiedliwy i zrozumiały dla wszystkich wykonawców.

  1. Kwantyfikacja kryteriów – porównanie z najlepszą ofertą

Ocena ofert w każdym kryterium polega na porównaniu z najlepszą ofertą w danym zakresie i przypisaniu punktów proporcjonalnie do przypisanej wagi.

  • Cena: Jeżeli cena ma wagę 60%, oferta z najniższą ceną otrzyma 100% z tych 60%, czyli pełne 60 punktów. Inne oferty są oceniane proporcjonalnie do tej najniższej. Przykład: jeżeli najniższa oferta to 100 000 PLN, a inna oferta wynosi 110 000 PLN, to ta wyższa oferta otrzyma proporcjonalnie mniej punktów (np. 91% z 60%, czyli 54,6 punktu).
  • Termin realizacji: Jeżeli termin realizacji ma wagę 30%, oferta z najkrótszym terminem otrzyma 100% z tych 30%, czyli 30 punktów. Inne oferty są oceniane w stosunku do najkrótszego terminu. Przykład: jeśli najkrótszy termin realizacji to 30 dni, oferta z terminem 40 dni otrzyma proporcjonalnie mniej punktów (np. 75% z 30%, czyli 22,5 punktu).
  • Gwarancja: Jeżeli gwarancja ma wagę 10%, zamawiający może ustalić minimalny okres gwarancji na poziomie 2 lat, a maksymalny na 7 lat. Oferta z gwarancją na poziomie 7 lat otrzymuje 100% z 10%, czyli pełne 10 punktów. Oferty z gwarancją poniżej 2 lat otrzymują 0 punktów, a oferty z gwarancją pomiędzy 2 a 7 lat są oceniane proporcjonalnie.
  1. Przykład sumowania kryteriów

Załóżmy, że mamy trzy oferty oceniane na podstawie ceny (60%), terminu realizacji (30%) oraz gwarancji (10%). Wyniki dla poszczególnych ofert mogą wyglądać następująco:

Kryterium Waga (%) Oferta 1 (100 000 PLN, 35 dni, 6 lat) Oferta 2 (110 000 PLN, 30 dni, 7 lat) Oferta 3 (105 000 PLN, 40 dni, 5 lat)
Cena 60% 60,0 pkt (100%) 54,6 pkt (91%) 57,1 pkt (95%)
Termin realizacji 30% 27 pkt (90%) 30 pkt (100%) 22,5 pkt (75%)
Gwarancja 10% 8,5 pkt (85%) 10 pkt (100%) 7,1 pkt (71%)
Suma 100% 95,5 pkt 94,6 pkt 86,7 pkt
  1. Dobre praktyki przy formułowaniu kryteriów

Aby kryteria były przejrzyste i zgodne z zasadą konkurencyjności, warto stosować się do kilku dobrych praktyk:

  • Precyzyjność – Kryteria powinny być sformułowane w sposób precyzyjny, aby uniknąć interpretacji wykonawców.
  • Przejrzystość – Zamawiający powinien jasno określić, jakie dokumenty lub informacje wykonawca musi dostarczyć, aby potwierdzić spełnienie kryteriów.
  • Równowaga – Warto zachować równowagę między różnymi kryteriami, tak aby nie preferować jednego czynnika kosztem innych, które mogą być kluczowe.

Podsumowanie

Odpowiednie sformułowanie kryteriów oceny ofert w zapytaniach ofertowych to fundament dla przejrzystego i uczciwego postępowania. Równowaga między ceną, terminem realizacji oraz innymi kryteriami gwarantuje, że zamawiający wybierze ofertę najbardziej korzystną nie tylko pod względem finansowym, ale także jakościowym, bez ryzyka subiektywności. Skoncentrowanie się na mierzalnych i obiektywnych wskaźnikach minimalizuje ryzyko protestów oraz pozwala na sprawiedliwe porównanie ofert.

 

Powyższe treści nie stanowią informacji prawnej. Są jedynie prywatną opinią autora.

Kontakt

Dane adresowe

JMJ Sp. z o.o.
ul. Śliwkowa 1
78-100 Niekanin
k. Kołobrzegu

NIP: 6711857608
KRS: 0001056495

Telefon

+48 506 377 937

©2024 JMJ