Kiedy można rozpocząć projekt przed złożeniem wniosku o dofinansowanie?

Firma planuje inwestycję i chce skorzystać z funduszy UE. Czy przed złożeniem wniosku może podpisać umowę z dostawcą, rozpocząć roboty albo ponieść pierwsze koszty?
Nie ma jednej daty właściwej dla wszystkich programów. W części naborów rozpoczęcie projektu przed złożeniem wniosku może zamknąć drogę do dofinansowania. W innych możliwe jest rozliczenie wydatków poniesionych wcześniej. Są też instrumenty, w których określony koszt trzeba ponieść przed wnioskiem, ponieważ dokument przygotowany za ten koszt jest obowiązkowym załącznikiem do aplikacji.
Dlatego przed podjęciem pierwszego zobowiązania trzeba odpowiedzieć na dwa oddzielne pytania: od kiedy wolno rozpocząć projekt oraz od kiedy dany wydatek może być kosztem kwalifikowalnym.

Rozpoczęcie projektu i kwalifikowalność kosztu to nie to samo
Pierwsza kwestia dotyczy tego, czy wcześniejsze działania nie naruszają warunku rozpoczęcia projektu, w tym — gdy ma zastosowanie — tzw. efektu zachęty. Druga dotyczy tego, czy konkretny wydatek może znaleźć się w budżecie projektu i zostać objęty dofinansowaniem.
Możliwa jest więc sytuacja, w której określone działanie wykonane przed wnioskiem nie jest uznawane za rozpoczęcie projektu, ale jego koszt nie będzie kwalifikowalny. Możliwa jest również sytuacja odwrotna: dokumentacja programu wprost dopuszcza kwalifikowanie wskazanego kosztu poniesionego jeszcze przed złożeniem wniosku.
Dobrze widać to na trzech różnych instrumentach.

Trzy różne modele w programach UE
Model 1: najpierw wniosek, potem rozpoczęcie projektu — przykład FEPZ
Nie należy zakładać, że każdy nabór regionalny ma identyczne zasady rozpoczęcia projektu. Dobrym punktem odniesienia jest zawsze regulamin konkretnego naboru.
Przykładem jest nabór FEPZ.01.01-IZ.00-001/25 w działaniu 1.1 „Kompleksowe projekty B+R przedsiębiorstw” Funduszy Europejskich dla Pomorza Zachodniego. Regulamin wprost stanowi, że realizacja żadnego modułu projektu nie może rozpocząć się wcześniej niż dzień po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie w WOD2021.
Za rozpoczęcie realizacji uznano tam m.in. rozpoczęcie modułu B+R, rozpoczęcie prac oraz poniesienie jakiegokolwiek wydatku kwalifikowalnego w ramach projektu. W takim modelu przedsiębiorca powinien traktować datę złożenia wniosku jako wyraźną granicę, po której dopiero uruchamia właściwą realizację projektu.
Model 2: koszty poniesione przed wnioskiem mogą być kwalifikowalne — przykład przetwórstwa rybnego
Inaczej wyglądają zasady działania 2.5 „Inwestycje w przetwórstwie” w programie Fundusze Europejskie dla Rybactwa 2021–2027.
ARiMR w oficjalnych wyjaśnieniach potwierdza, że do kosztów kwalifikowalnych operacji mogą zostać zaliczone również koszty poniesione przed dniem złożenia wniosku — nawet od 1 stycznia 2021 r. Warunkiem jest m.in. to, aby operacja nie została przed złożeniem wniosku fizycznie ukończona ani w pełni wdrożona.
Model 3: wydatek przed wnioskiem jest potrzebny do przygotowania aplikacji — Kredyt Ekologiczny
Jeszcze inną sytuację pokazuje Kredyt Ekologiczny. Do wniosku o dofinansowanie trzeba dołączyć Dokument audytu przygotowany zgodnie z dokumentacją BGK. Oznacza to, że odpowiednia analiza energetyczna musi powstać przed złożeniem aplikacji.
Jednocześnie BGK wprost wskazuje, że przygotowanie Dokumentu audytu przed złożeniem wniosku nie jest uznawane za rozpoczęcie projektu, mimo że koszt jego przygotowania może być wydatkiem projektu finansowanym w ramach pomocy de minimis.

Co oznacza „rozpoczęcie prac” przy pomocy objętej GBER?
W wielu programach dla przedsiębiorców wsparcie jest udzielane na podstawie rozporządzenia GBER. W takich przypadkach kluczowe znaczenie ma efekt zachęty: co do zasady przedsiębiorca powinien złożyć pisemny wniosek o pomoc przed rozpoczęciem prac nad projektem lub działalnością.
GBER definiuje rozpoczęcie prac jako wcześniejsze z dwóch zdarzeń: rozpoczęcie robót budowlanych związanych z inwestycją albo pierwsze prawnie wiążące zobowiązanie do zamówienia urządzeń lub inne zobowiązanie, które sprawia, że inwestycja staje się nieodwracalna.
Dlatego momentem ryzykownym nie musi być pierwsza faktura ani pierwsza płatność.
Przykład hipotetyczny: firma planuje zakup linii technologicznej. Przed złożeniem wniosku podpisuje bezwarunkową umowę na jej dostawę, ale pierwszą płatność ma wykonać dopiero za dwa miesiące. Brak wcześniejszej płatności nie rozwiązuje problemu — prawnie wiążące zamówienie mogło już stanowić rozpoczęcie prac.

Co można przygotować przed złożeniem wniosku?
Samo przygotowywanie inwestycji nie musi oznaczać jej rozpoczęcia. Definicja GBER wskazuje, że zakup gruntu oraz prace przygotowawcze, takie jak uzyskiwanie zezwoleń czy wykonywanie studiów wykonalności, nie są traktowane jako rozpoczęcie prac.
Podobnie samo zebranie ofert lub przygotowanie dokumentacji nie musi jeszcze oznaczać rozpoczęcia inwestycji. Znaczenie ma jednak to, czy firma podjęła już prawnie wiążące zobowiązanie oraz jakie dodatkowe zasady wprowadza regulamin konkretnego naboru.

Szczególna ostrożność przy projektach B+R
W projektach badawczo-rozwojowych granica nie zawsze przebiega przez zakup maszyny lub rozpoczęcie robót. Znaczenie może mieć także faktyczne rozpoczęcie prac badawczych albo zamówienie usługi, która ma stanowić część później dofinansowanego projektu.
Jeżeli firma przed złożeniem wniosku prowadzi testy, badania wstępne lub przygotowuje koncepcję techniczną, trzeba ustalić, czy są to jeszcze działania przygotowawcze, czy już część planowanych prac B+R. Odpowiedź powinna wynikać z rzeczywistego zakresu działań i dokumentacji danego naboru, a nie wyłącznie z nazwy umowy, faktury lub zadania.

Jak sprawdzić swój przypadek przed podpisaniem umowy?
Przed rozpoczęciem inwestycji warto wykonać pięć kroków.
1. Ustal podstawę wsparcia. Sprawdź, czy projekt korzysta z pomocy publicznej na podstawie GBER, pomocy de minimis czy z innego mechanizmu.
2. Sprawdź regulamin konkretnego naboru. Szczególnie ważne są zapisy o rozpoczęciu projektu, okresie kwalifikowalności wydatków, pomocy publicznej oraz wymaganych załącznikach.
3. Rozdziel działania przygotowawcze od właściwej realizacji. Pozwolenie, studium wykonalności czy audyt mogą być traktowane inaczej niż zamówienie maszyny, rozpoczęcie robót lub prac B+R.
4. Sprawdź każde wcześniejsze zobowiązanie i wydatek. Data faktury jest tylko jednym z elementów. Znaczenie może mieć wcześniejsza umowa, zamówienie, zaliczka, rozpoczęcie usługi lub faktyczne rozpoczęcie prac.
5. Dopiero na tej podstawie ustal bezpieczną datę rozpoczęcia projektu i osobno okres, z którego można ujmować koszty w budżecie.
W firmie tę informację warto przekazać nie tylko osobie przygotowującej wniosek, ale również zarządowi, działowi zakupów, księgowości i osobom technicznym. To właśnie poza zespołem przygotowującym aplikację najłatwiej o nieświadome podpisanie umowy lub uruchomienie prac zbyt wcześnie.

Jak może pomóc JMJ?
Jeżeli firma planuje inwestycję lub projekt B+R i równolegle szuka dofinansowania, JMJ może pomóc sprawdzić zasady właściwego instrumentu, określić bezpieczny moment rozpoczęcia projektu oraz ustalić, które wcześniejsze wydatki mogą być uwzględnione w budżecie.
Możemy również przeprowadzić bezpłatną wstępną weryfikację pomysłu i wskazać, jakie dokumenty oraz informacje warto sprawdzić przed podjęciem wiążących zobowiązań.