Katalog kosztów kwalifikowanych w projektach B+R – przewodnik dla przedsiębiorcy

Realizacja projektów badawczo-rozwojowych (B+R) wiąże się z koniecznością precyzyjnego planowania kosztów, które będą kwalifikowały się do dofinansowania. W tym artykule przedstawiamy szczegółowy przegląd katalogu kosztów kwalifikowanych na przykładzie wytycznych dotyczących projektów B+R w ramach wsparcia na lata 2021-2027. Podzielimy je na poszczególne grupy, aby łatwiej było zrozumieć, jakie wydatki mogą być uznane za kwalifikowalne.

1. Grupa wydatków bezpośrednio dotycząca realizacji prac B+R projektu
2. Koszty personelu

Koszty związane z wynagrodzeniami badaczy, techników oraz pracowników pomocniczych, którzy są bezpośrednio zaangażowani w realizację projektu B+R, kwalifikują się do dofinansowania. Ważne jest jednak, że koszty związane z funkcjami zarządczymi, nadzorczymi oraz koordynacyjnymi nie są kwalifikowane w tej kategorii. W przypadku takich stanowisk, koszty są rozliczane jako koszty pośrednie.

Metody rozliczania: Koszty te mogą być rozliczane albo na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, albo według uproszczonej metody na podstawie stawki jednostkowej (stawka godzinowa personelu projektu).

2. Koszty aparatury badawczej i sprzętu

Koszty aparatury badawczej oraz sprzętu, który jest wykorzystywany do prowadzenia badań przemysłowych lub prac rozwojowych, mogą być kwalifikowane pod warunkiem, że są one wykorzystywane wyłącznie na potrzeby projektu i przez określony czas. Koszty te są rozliczane na zasadzie amortyzacji sprzętu za czas jego wykorzystania w projekcie.

3. Koszty budynków i gruntów

Jeśli budynki i grunty są wykorzystywane na potrzeby projektu B+R, koszty ich amortyzacji również mogą być uznane za kwalifikowane, ale wyłącznie za okres, w którym są one bezpośrednio związane z realizacją projektu.

4. Koszty badań wykonywanych na podstawie umowy, wiedzy i patentów

W ramach projektów B+R, koszty nabycia wartości niematerialnych i prawnych, takich jak patenty, know-how czy licencje, mogą być kwalifikowane, pod warunkiem że są one zakupione od zewnętrznych podmiotów na zasadach rynkowych. Dodatkowo, koszty te obejmują także podwykonawstwo prac B+R przez organizacje badawcze, instytuty czy jednostki posiadające status centrum badawczo-rozwojowego.

Podwykonawstwo: Koszty usług doradczych i badawczych realizowanych przez zewnętrzne jednostki, które mają bezpośredni związek z projektem, są kwalifikowane pod warunkiem, że wykonawca spełnia określone wymagania dotyczące potencjału kadrowego i technicznego.

5. Koszty operacyjne

Koszty operacyjne, w tym koszty materiałów i dostaw niezbędnych do realizacji prac badawczo-rozwojowych, również mogą być kwalifikowane. Należą do nich koszty:

• Wynajmu aparatury badawczej lub powierzchni laboratoryjnej,
• Subskrypcji oprogramowania wykorzystywanego w pracach B+R,
• Zakupu materiałów eksploatacyjnych, surowców, odczynników oraz elementów służących do budowy prototypów.

1. Koszty pośrednie (ogólne)

Koszty pośrednie to wydatki związane z realizacją projektu, które nie są bezpośrednio przypisane do konkretnej kategorii kosztów, ale są niezbędne do sprawnego zarządzania projektem. Z reguły koszty te są rozliczane ryczałtowo i mogą wynosić do 25% wartości kosztów bezpośrednich projektu.

Obejmują one koszty administracyjne, zarządcze, księgowe oraz obsługę prawną. W zależności od programu wsparcia, koszty te są ustalane na poziomie procentowym i rozliczane bez potrzeby szczegółowego dokumentowania każdego wydatku.

Podsumowanie

Prawidłowe zrozumienie i zaplanowanie katalogu kosztów kwalifikowanych w projekcie B+R jest kluczowe dla skutecznego ubiegania się o dofinansowanie. Zrozumienie, które koszty można uwzględnić i jak je rozliczać, pozwoli Twojej firmie lepiej przygotować się do realizacji projektu oraz zoptymalizować budżet. Ważne jest również korzystanie z możliwości uproszczonego rozliczania kosztów pośrednich, co może znacznie ułatwić zarządzanie finansami projektu.

Przykład: Firma XYZ i projekt oparty na sztucznej inteligencji (SI)

Firma XYZ realizuje projekt badawczo-rozwojowy, którego celem jest opracowanie innowacyjnego oprogramowania opartego na sztucznej inteligencji (SI). W projekcie zatrudnieni są różni specjaliści, w tym programiści, graficy (GUI), analitycy danych, eksperci od trenowania modeli SI oraz testerzy.

Koszty bezpośrednie projektu:

1. Koszty personelu:

• Programiści, graficy (GUI), specjaliści od trenowania SI, analitycy danych, testerzy – łącznie 600 000 PLN za okres realizacji projektu.

1. Koszty aparatury badawczej i sprzętu:

• Amortyzacja serwerów wykorzystywanych do trenowania modeli SI – 80 000 PLN.

1. Koszty operacyjne:

• Zakup 4 stacji roboczych dla programistów i grafików (GUI) – każda o wartości poniżej progu środka trwałego (8 000 PLN za stację), łączny koszt wynosi 32 000 PLN.
• Subskrypcja oprogramowania Microsoft Azure, z modułami niezbędnymi do przetwarzania danych i trenowania modeli SI, np.:

1. • • Azure Machine Learning,
     • Cognitive Services,
     • Azure Databricks.

• Koszt subskrypcji dla zespołu na okres 2 lat – 120 000 PLN.

Łączne koszty bezpośrednie projektu:
600 000 PLN (koszty personelu) + 80 000 PLN (amortyzacja serwerów) + 32 000 PLN (stacje robocze) + 120 000 PLN (subskrypcja Azure) = 832 000 PLN.

Koszty pośrednie:

Zgodnie z wytycznymi, koszty pośrednie są rozliczane ryczałtowo i stanowią do 25% wartości kosztów bezpośrednich. W przypadku tego projektu, koszty pośrednie obejmują m.in. wydatki administracyjne, księgowe oraz zarządzanie projektem.

25% z 832 000 PLN = 208 000 PLN.

Łączna kwota kwalifikowanych kosztów projektu:

Koszty bezpośrednie (832 000 PLN) + koszty pośrednie (208 000 PLN) = 1 040 000 PLN.

Na tej podstawie, firma XYZ może ubiegać się o dofinansowanie, które zostanie obliczone od kwoty 1 040 000 PLN.

Podsumowanie

Powyższy przykład pokazuje, jak firma XYZ może rozliczać koszty bezpośrednie związane z personelem (w tym grafikami (GUI) oraz analitykami danych), sprzętem, oprogramowaniem oraz inne wydatki operacyjne. Ważnym elementem są koszty pośrednie, które zazwyczaj rozliczane są w sposób ryczałtowy, co upraszcza administrację projektu. Dzięki takim rozwiązaniom firmy mogą skutecznie optymalizować budżet i zwiększać szanse na uzyskanie dofinansowania.