Jedna oferta w postępowaniu opartym o zasadę konkurencyjności – kiedy jest w pełni prawidłowa

W praktyce realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych jednym z częstszych źródeł niepewności beneficjentów jest sytuacja, w której w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, opublikowane zgodnie z zasadą konkurencyjności, wpływa tylko jedna oferta. Często pojawia się obawa, że taka sytuacja automatycznie rodzi ryzyko zakwestionowania postępowania lub nałożenia korekty finansowej.

Warto jasno podkreślić: sama liczba ofert nie stanowi naruszenia zasady konkurencyjności. Kluczowe znaczenie ma prawidłowość całej procedury.

Jedna oferta a zasada konkurencyjności – co mówią wytyczne

Zasada konkurencyjności nie wymaga uzyskania określonej liczby ofert. Jej celem jest zapewnienie realnej możliwości udziału w postępowaniu wszystkim potencjalnym wykonawcom, a nie gwarancja, że z tej możliwości skorzysta więcej niż jeden podmiot.

Jeżeli:

• zapytanie ofertowe zostało opublikowane w wymaganym miejscu,
• zachowano minimalne terminy składania ofert,
• opis przedmiotu zamówienia był jednoznaczny i nie ograniczał konkurencji,
• kryteria oceny ofert były obiektywne i proporcjonalne,
• a wybór wykonawcy został prawidłowo udokumentowany,

to postępowanie należy uznać za przeprowadzone prawidłowo, nawet jeśli wpłynęła tylko jedna oferta.

Brak jest podstaw prawnych do kwestionowania takiego postępowania wyłącznie z powodu liczby złożonych ofert.

Dlaczego instytucje analizują postępowania z jedną ofertą

W praktyce kontrolnej sytuacje z jedną ofertą są analizowane dokładniej, nie dlatego, że są z góry uznawane za nieprawidłowe, lecz dlatego, że instytucja weryfikuje, czy brak konkurencji nie był skutkiem działań beneficjenta.

Kontrola koncentruje się nie na rezultacie postępowania, lecz na tym, czy procedura:

• rzeczywiście dawała możliwość udziału więcej niż jednemu wykonawcy,
• nie zawierała zapisów eliminujących część rynku,
• nie była przygotowana w sposób „szyty pod konkretnego dostawcę”.

Jest to standardowa praktyka kontrolna i nie oznacza automatycznie zarzutów wobec beneficjenta.

Kiedy jedna oferta jest w pełni bezpieczna

Postępowanie z jedną ofertą co do zasady nie rodzi ryzyka korekty finansowej, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

• Opis przedmiotu zamówienia nie zawiera odniesień do konkretnych producentów, znaków towarowych ani parametrów wykraczających poza rzeczywiste potrzeby projektu.
• Kryteria oceny ofert są mierzalne, związane z przedmiotem zamówienia i nie mają charakteru pozornego.
• Termin składania ofert jest adekwatny do zakresu zamówienia i umożliwia realne przygotowanie oferty.
• Dokumentacja postępowania jest kompletna i spójna, w szczególności protokół z postępowania.
• Umowa zawarta z wykonawcą odpowiada warunkom określonym w zapytaniu ofertowym.

W takiej sytuacji brak podstaw do uznania, że konkurencja została ograniczona.

Rola dokumentacji w przypadku jednej oferty

Choć beneficjent nie ma obowiązku zapewnienia określonej liczby ofert, powinien liczyć się z tym, że w przypadku jednej oferty instytucja może oczekiwać czytelnego i logicznego udokumentowania przebiegu postępowania.

Szczególne znaczenie mają:

• poprawnie sporządzony protokół postępowania,
• jednoznaczne uzasadnienie wyboru wykonawcy,
• spójność pomiędzy zapytaniem ofertowym, ofertą i umową.

Dobrą praktyką jest również zachowanie dowodów publikacji zapytania oraz ewentualnej korespondencji z potencjalnymi wykonawcami, jeśli taka miała miejsce.

Jedna oferta nie oznacza błędu beneficjenta

W realiach rynkowych, zwłaszcza przy zamówieniach specjalistycznych lub niszowych, sytuacja z jedną ofertą jest zjawiskiem naturalnym. Zasada konkurencyjności nie penalizuje beneficjentów za brak zainteresowania rynku, o ile procedura została przygotowana i przeprowadzona prawidłowo.

Warto odróżnić:

• brak konkurencji wynikający z realiów rynkowych,
  od
• brak konkurencji będący skutkiem zapisów ograniczających dostęp do zamówienia.

Tylko w tym drugim przypadku instytucja może formułować zastrzeżenia.

Podsumowanie

Jedna prawidłowa oferta złożona w odpowiedzi na zapytanie ofertowe przeprowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności jest wystarczająca do wyboru wykonawcy i nie stanowi naruszenia procedur. Kluczowe znaczenie ma jakość przygotowania postępowania oraz kompletność dokumentacji, a nie liczba złożonych ofert.

W kolejnych artykułach zostaną omówione szczegółowo kwestie, na które instytucje zwracają uwagę przy analizie takich postępowań oraz jak przygotować dokumentację, aby skutecznie zabezpieczyć się na wypadek kontroli.