Faktura, której nie doszło do skutku – co z nią zrobić? Anulowanie czy korekta?

W obrocie gospodarczym nietrudno o sytuację, w której – pomimo wystawienia faktury – do planowanej dostawy towaru czy wykonania usługi ostatecznie nie dochodzi. Wiele pytań budzi wówczas sposób postępowania z już wystawionym dokumentem. Czy należy ją anulować, czy może skorygować? Niniejszy artykuł pozwoli rozwiać wątpliwości w tym zakresie, a przy okazji wskaże praktyczne wskazówki związane z rozliczeniami księgowymi i podatkowymi.

1. Faktura nieprawidłowa – co to właściwie znaczy?

Faktura jest dokumentem sformalizowanym, potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego. Jeżeli jednak do faktycznej transakcji nie dojdzie, faktura przestaje odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenie – staje się wówczas fakturą nieprawidłową. O nieprawidłowości możemy mówić m.in. w następujących sytuacjach:

• Faktura dokumentuje sprzedaż, do której finalnie nie doszło (np. zrezygnowano z zamówienia, odstąpiono od umowy).
• Faktura została wystawiona omyłkowo (np. w wyniku błędu systemowego).

Niezależnie od przyczyny, dalsze postępowanie zależy przede wszystkim od tego, czy dokument został wprowadzony do obrotu prawnego, czyli czy trafił do nabywcy (kontrahenta) i czy został uwzględniony w rozliczeniach (zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy).

2. Wprowadzenie faktury do obrotu prawnego

Wprowadzenie faktury do obrotu oznacza jej przekazanie (fizyczne bądź elektroniczne) do kontrahenta w taki sposób, by mógł on uwzględnić ją w swoich rozliczeniach księgowych i podatkowych. W praktyce oznacza to:

1. Faktyczne przekazanie dokumentu drugiej stronie (np. wysłanie mailem, wręczenie wydruku).
2. Posiadanie przez nabywcę możliwości rozliczenia faktury w prowadzonych księgach (np. ujęcie kwot w rejestrze zakupów VAT).

Jeżeli zatem firma wystawi dokument i wyśle go kontrahentowi (ten zaś przyjmie i ewentualnie zaksięguje), to należy uznać, że faktura została wprowadzona do obrotu prawnego. Dopiero jeśli w efekcie nie doszło do realnej dostawy towaru bądź usługi – rodzi się obowiązek korygowania tej faktury.

3. Anulowanie (usunięcie) faktury a korekta – różnice

3.1. Anulowanie faktury

• Na czym polega?
  Anulowanie (zwane też „usunięciem”) oznacza wycofanie danej faktury z obiegu – w taki sposób, aby nigdy więcej nie była prezentowana jako dokument w księgach czy rozliczeniach VAT.
• Kiedy jest możliwe?
  Tylko wówczas, gdy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego, czyli nie trafiła do kontrahenta, nie została przez niego zaksięgowana ani nie wywołała żadnych skutków podatkowych.
• Jak wygląda procedura?
  Najczęściej polega na:
  1. Sporządzeniu krótkiej adnotacji (np. „anulowano w dniu…”),
  2. Przekreśleniu dokumentu,
  3. Opisaniu przyczyny anulowania i zachowaniu oryginału w dokumentacji (najlepiej wraz z kopią).
     Faktura nie będzie się wówczas pojawiać w rejestrach sprzedaży.

3.2. Korekta faktury

• Na czym polega?
  Korekta to wystawienie faktury korygującej, która zmienia (koryguje) treść faktury pierwotnej (np. koryguje kwoty, stawkę podatku czy inne informacje).
• Kiedy się stosuje?
  Gdy faktura została wprowadzona do obrotu – czyli trafiła do nabywcy, a co za tym idzie, mogła wywołać skutki podatkowe (zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy).
• Jak wygląda procedura?
  1. Wystawca faktury przygotowuje fakturę korygującą, w której wskazuje dane faktury pierwotnej oraz informacje korygowane.
  2. Przekazuje ją nabywcy, który ma obowiązek uwzględnić ją w swoich rozliczeniach (podobnie jak sprzedawca).
  3. W większości przypadków wymagane jest potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę, aby sprzedawca mógł dokonać obniżenia podatku należnego (choć w aktualnym stanie prawnym potwierdzenie odbioru może nastąpić także w sposób dorozumiany – np. przez dokonanie płatności).

4. Dlaczego właściwe postępowanie jest tak ważne?

4.1. Skutki podatkowe

Faktura VAT jest nieodłącznie związana z powstaniem obowiązku podatkowego. Jeżeli więc wystawiona faktura nie odzwierciedla faktycznej transakcji (lub później okazuje się, że transakcja w ogóle nie doszła do skutku), niewłaściwe „pozostawienie” tego dokumentu w ewidencjach może skutkować:

• Zawyżeniem przychodów po stronie sprzedawcy,
• Nieprawidłowym naliczeniem podatku należnego,
• Możliwością bezzasadnego odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę,
• Konsekwencjami karnoskarbowymi w razie kontroli organów podatkowych.

4.2. Rzetelność ksiąg

Księgi rachunkowe i rejestry VAT powinny prawidłowo odwzorowywać zdarzenia gospodarcze. Dokumenty, które nie mają poparcia w realnych transakcjach, zaburzają tę rzetelność. Dlatego organy podatkowe w wydawanych interpretacjach i pismach zdecydowanie akcentują właściwe postępowanie:

• Anulowanie – gdy faktura nie weszła do obrotu,
• Korekta – gdy faktura została już przekazana kontrahentowi.

5. Przykłady sytuacyjne z praktyki

5.1. Błąd przy generowaniu faktury

Sytuacja: Wystawiono fakturę do zamówienia w systemie, jednak okazało się, że zamówienie zostało anulowane, zanim dokument wyszedł z biura.
Rozwiązanie: Fakturę można anulować, ponieważ nie została nigdzie wysłana i nie ma ryzyka, że kontrahent ujął ją w swojej ewidencji.

5.2. Klient zrezygnował z zakupu po otrzymaniu faktury

Sytuacja: Faktura została już wystawiona i przesłana e-mailem do klienta, ten jednak postanowił odstąpić od umowy.
Rozwiązanie: Konieczne jest wystawienie faktury korygującej „do zera”, w której wskażemy zarówno numer pierwotnej faktury, jak i powód korekty (np. rezygnacja z zakupu). Anulowanie byłoby niewłaściwe, gdyż faktura została wprowadzona do obrotu prawnego (klient ją otrzymał).

5.3. Błąd w danych nabywcy

Sytuacja: Faktura dokumentująca faktyczną sprzedaż zawiera błąd w danych kontrahenta (np. literówka w nazwisku).
Rozwiązanie: Wystawiamy fakturę korygującą, w której poprawiamy dane błędnie wpisane. Przyczyna korekty: „błąd w danych odbiorcy”. W takim przypadku nie ma mowy o anulowaniu.

6. Podstawy prawne i wskazówki praktyczne

1. Ustawa o VAT (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.) – reguluje kwestie wystawiania i korygowania faktur, w tym wskazuje przypadki, w których podatnik ma prawo (i obowiązek) wystawić fakturę korygującą.
2. Interpretacje indywidualne organów podatkowych – w wielu pismach potwierdzają one, że:
   • Faktura nie wprowadzona do obrotu może zostać anulowana.
   • Faktura wprowadzona do obrotu, ale dokumentująca transakcję, do której nie doszło, powinna być „wyzerowana” fakturą korygującą.
3. Praktyczne wskazówki:
   • Zawsze warto archiwizować oba dokumenty: oryginał faktury (nawet jeśli został anulowany) i fakturę korygującą wraz z potwierdzeniem jej odbioru przez kontrahenta.
   • W systemach księgowych istnieje możliwość „oznaczenia” faktury jako anulowanej. Trzeba jednak pamiętać o odpowiedniej dokumentacji: krótka notatka z datą i opisem przyczyny to absolutne minimum.
   • Dla spójności rozliczeń warto wdrożyć w firmie procedurę, która jednoznacznie opisuje zasady postępowania w przypadku wystawienia niewłaściwej faktury (kto decyduje o anulowaniu, kto o korekcie, jak dokumentować anulowanie, jak i gdzie przechowywać korekty etc.).

7. Podsumowanie

• Jeśli faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego (nie trafiła do nabywcy), możemy ją anulować.
• Jeśli faktura została wprowadzona do obrotu (nabywca ją otrzymał), a transakcja nie doszła do skutku (lub wymaga innej zmiany), należy wystawić fakturę korygującą.

Właściwe rozróżnienie pomiędzy tymi dwiema sytuacjami stanowi klucz do prawidłowych rozliczeń z fiskusem. Anulowanie pozwala „wycofać” dokument z obiegu, natomiast korekta służy skorygowaniu dokumentu, który już wszedł w obieg i wywołał (bądź mógł wywołać) skutki podatkowe.

Dbałość o te rozróżnienia to nie tylko kwestia poprawności księgowej, ale również ograniczenie ryzyka kar i sankcji w przypadku ewentualnych kontroli. W razie wątpliwości warto sięgnąć po pomoc biura rachunkowego lub skonsultować się z doradcą podatkowym, zwłaszcza w sytuacjach nietypowych, np. przy wystawianiu dużej liczby faktur, kiedy omyłek nie da się uniknąć.